Procedimentos Operacionais Padrão desenhados a partir do dia a dia real da Grazi — com a lógica do negócio e a lógica da programação juntas. O objetivo não é um sistema bonito: é o aumento da receita do estúdio.
Cada POP elimina um vazamento. Juntos, eles empurram o ticket médio, a retenção e a recompra.
| Alavanca | POP | Impacto esperado |
|---|---|---|
| Conversão do experimental Follow-up até 15 dias após aula experimental | Captação | +20–35% de conversão Leads que "somem" recebem recontato automático |
| Redução de inadimplência Cobrança proativa + baixa automática | Pagamento | −80% de atraso IA lembra antes do vencimento, detecta o Pix |
| Reativação de alunos sumidos Fluxo "senti sua falta" + oferta | Relacionamento | +10–20% de retenção Quem sumiu recebe contato antes de cancelar |
| Upsell de plano Mensal → Semestral → Anual | Relacionamento | +15–25% de LTV IA oferece plano mais longo no momento certo |
| Indicação ativa Programa de indicação nos marcos (3 meses, 6 meses) | Relacionamento | +leads qualificados Aluno satisfeito indica no pico de satisfação |
Do primeiro contato à aula experimental confirmada — sem Grazi digitando nada.
Aluno manda mensagem no WhatsApp do estúdio (ou número é captado presencialmente e inserido no sistema).
IA pergunta nome, objetivo, disponibilidade de horário. Verifica vagas na grade e propõe os horários disponíveis. Aluno escolhe.
Na véspera, IA envia confirmação com endereço, horário e orientações (roupa, chegada com 10 min de antecedência).
Professora conduz a aula. Ao final, aplica a avaliação inicial (ficha de saúde e objetivos). Processo presencial — não automatizável.
IA inicia fluxo de conversão no dia seguinte:
Se não responder: recontato em 7 dias e em 15 dias. Depois de 15 dias sem resposta → lead arquivado.
Do "quero começar" ao contrato assinado — sem papel, sem caneta, sem deslocamento.
IA apresenta os planos (mensal, semestral, anual) com valores e benefícios. Aluno escolhe.
IA coleta nome completo, CPF, data de nascimento, endereço, telefone, contato de emergência e dados de saúde relevantes. Tudo registrado automaticamente na ficha do aluno.
IA gera e envia o contrato para assinatura digital via ZapSign — validade jurídica plena. Aluno assina pelo próprio celular, sem imprimir nada.
Contrato assinado → IA confirma matrícula, envia mensagem de boas-vindas, informa horário fixo e prepara o primeiro pagamento.
Da cobrança à baixa, sem Grazi abrir Excel ou contar Pix no WhatsApp.
Três dias antes do vencimento, IA envia lembrete gentil com o Pix.
Na véspera do vencimento, novo lembrete — tom levemente mais direto.
Webhook monitora entrada de Pix. Ao confirmar pagamento → IA dá baixa no sistema, envia comprovante e mensagem de agradecimento.
Se não houver pagamento em D+3 → IA aciona fluxo de cobrança com carinho. D+7 → segundo contato. D+15 → alerta para Grazi decidir.
Apenas alunos em atraso >15 dias chegam até a Grazi, com contexto completo: histórico de pagamentos, mensagens trocadas, quantas aulas frequentou.
Aluno → IA → professora. Grazi sai do meio.
Aluno manda mensagem no WhatsApp do estúdio pedindo para remarcar ou avisar que não vem.
IA consulta a agenda em tempo real e apresenta as vagas disponíveis no mesmo período ou em horários alternativos.
Aluno confirma → IA atualiza a agenda, envia confirmação para o aluno e notifica automaticamente a professora da turma.
O dinheiro está no depois. Cada mensagem abaixo é uma razão a mais pra o aluno ficar — e pagar mais.
Disparado na primeira semana após a matrícula
10ª aula · 1 mês · 3 meses · 50ª aula · 6 meses · 100ª aula · 1 ano
Disparado após 2 faltas consecutivas ou 7 dias sem vir
No 3º mês do plano mensal
Nos marcos de 3 e 6 meses de casa
No dia do aniversário do aluno
A cada 90 dias
Padronizar o que é ensinado, o que é avaliado e como se comunica — igual nos três estúdios.
Padrão para todas as professoras dos 3 estúdios
A cada 3 meses por aluno
1h por mês, todos os estúdios
Foco primeiro nos três fluxos que mais sangram: captação, pagamento e relacionamento.
| Fase | O que entra | Prazo | Impacto |
|---|---|---|---|
| Fase 1 Base |
WhatsApp Business API ativo · Captação (POP 1) · Matrícula + ZapSign (POP 2) · Dados dos alunos migrados | 10–20/06 | Grazi para de agendar experimental manualmente |
| Fase 2 Financeiro |
Cobrança automática · Pix webhook · Baixa automática (POP 3) | 21–30/06 | Fim do Excel, fim do rastreio manual de Pix |
| Fase 3 Retenção |
Fluxos de relacionamento completos · Reativação · Aniversários · NPS · Upsell (POP 5) | 01–15/07 | Receita começa a subir — LTV e conversão |
| Fase 4 Operação |
Remarcação autônoma (POP 4) · Painel por estúdio · POPs das professoras (POP 6) | 16–31/07 | Os 3 estúdios no mesmo padrão |